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Cómo generar eventos exitosos y terminar con la vieja pelea entre Marketing y Ventas

Últimamente en Igni hemos tenido muchas juntas con potenciales clientes B2B que se interesaron en el desarrollo de distintos eventos, sean físicos o digitales, y en todo su proceso de automatización.

Aunque parezca tarea sencilla y de todos los días, llevar a cabo un evento exitoso depende de la combinación de varios factores que en general no se dan.

¿Por qué? ¿Qué es lo que ocurre? Para contestar estas preguntas tenemos que tener muy en cuenta cuál es la principal problemática que siempre tienen tanto la gente de Marketing como la gente de Ventas.

Esto es algo diario y ocurre en la mayoría de las empresas de todo el mundo.

Imaginemos la siguiente situación: la gente de Marketing hace un evento, sea presencial o virtual, y una vez finalizado le pasa a Ventas la lista, generalmente en Excel, de todos los participantes.

Supongamos que el supuesto evento fue un éxito en convocatoria y que participaron 500 personas. La gente de Marketing está feliz, cumplió con su cometido, tiene 500 nuevos contactos listos para que la gente de Ventas entre en acción.

Lo que pasa es que de esos 500 leads, generalmente, y siendo muy optimistas, suelen estar realmente interesados en ese preciso momento menos de un 10%.

Es la gente de Ventas la que se enfrenta ante este panorama poco alentador, porque tiene que ponerse en contacto con todos para ver quién está interesado y quién no.

Y es aquí donde surge la típica pelea entre estas dos áreas: Marketing acusa a Ventas de no dar el seguimiento correspondiente y Ventas acusa a Marketing de no entregarle leads calificados.

Conclusión: se pierden tiempos, recursos, energías y esfuerzos.

Teniendo en cuenta esta situación, ¿qué podemos hacer para mejorarla y optimizarla?

Vamos a ver paso a paso cómo podemos generar excelentes eventos y cómo podemos optimizar los diferentes procesos de convocatoria y seguimiento de leads.

Imaginémonos entonces que haremos un webcast, ya que de por sí es muchísimo más barato que realizar un evento presencial, no necesitamos que la gente vaya todo el día, ya que puede participar desde su oficina y sólo le tomará una hora de su día.

1. Tema

Lo primordial será elegir temas relevantes y de interés para los prospectos y potenciales clientes. Temas que hablen de diferentes problemáticas y sus posibles soluciones.

La idea es encontrar el punto exacto entre lo que les interesa a los usuarios y en lo que nosotros somos verdaderos expertos.

2. Invitación

Si decimos que el tema tiene que ser interesante, lo mismo pasa con las invitaciones. Debemos ser creativos y tener copys atractivos, tanto en el título como en el cuerpo, para que la gente los abra y los lea.

Otro factor importante es cuándo mandamos las invitaciones. Lo ideal sería hacerlo con 20 días de antelación.

3. Promoción

Dependiendo de la cantidad de contactos que tengamos en la base de datos, podemos invitar a que la gente lo comparta a través de las redes sociales. Si deseamos tener mayor alcance, tenemos la opción de pagar en Google Ads o LinkedIn.

Otra excelente opción es contar con Social Login para que los invitados puedan registrarse a través de LinkedIn.

De esta manera tendremos perfiles bien completos y no necesitaremos pedir demasiados datos para llenar en la landing page.

4. Solicitud de demo

Una excelente manera de enterarse qué usuarios son los que están más interesados en el tema es invitarlos a participar, una vez finalizado el webcast, a demos.

La idea es agregar la solicitud de demo en la invitación. Que sea uno de los campos de la landing page.

Entonces, habiendo visto cuál es el típico problema entre Marketing y Ventas, una de las acciones que podemos hacer es enviar una alerta a Ventas en el mismo momento en que un usuario se registró al webcast y solicitó demo.

La idea aquí es identificar el lead para saber qué tan bueno es, viendo la empresa y el puesto. En el caso de que sea un lead prospecto calificado, la persona de Ventas se puede poner en contacto en ese preciso momento para invitarlo a una demo personal.

En cambio, para todos aquellos registrados que no cumplan con los requisitos mínimos y que no sean tan importantes, se les envía una invitación a una demo general.

De esta manera trabajamos en base a los tiempos, intereses y comportamientos de cada usuario. Y no es lo mismo llamarlos por teléfono en ese preciso instante que esperar a que el webcast termine.

5. Recordatorios y refuerzos

Tengamos en cuenta que todos estos procesos están automatizados. Entonces, a todas aquellas personas que invitamos y no se registraron, una semana antes les podemos mandar un refuerzo, con otro copy, volviéndolos a invitar.

En cambio, para a todos los registrados el día anterior les mandamos un correo recordatorio.

6. Encuestas

Una vez finalizado el webcast, una vez que contestamos todas las preguntas y dudas de los participantes, algo que podemos hacer para saber qué les pareció es enviarles una encuesta.

De esta manera sabremos qué funcionó y qué no, qué gustó y qué no, qué debemos repetir y qué debemos cambiar.

7. Envío de materiales

Al otro día del webcast, podemos enviarles todos los materiales y presentaciones a todos los registrados, hayan participado o no. Sabiendo quiénes son, a los participantes les mandamos un correo de agradecimiento con las presentaciones y a quienes se registraron pero no participaron les mandamos otro correo distinto, también con las presentaciones.

8. Subir el webcast grabado a la web

Esto forma parte de nuestra estrategia de contenidos. La idea es subir el webcast para que todas aquellas personas que lo quieran ver puedan hacerlo y para que nosotros sepamos quiénes son.

Utilizando el mismo proceso de invitación, al personal de Ventas le llegará un correo indicándole que un nuevo usuario se registró para ver el webcast. Y si solicitó demo y es un lead calificado, será oportuno ponerse en contacto.

 
 

Tener plataforma de Marketing Automation nos permitirá desarrollar este tipo de eventos de la mejor manera, automatizando todo el proceso, desde la invitación hasta la entrega de materiales.

Lo interesante es que el proceso no termina. Vamos a contar con usuarios de todo tipo: aquellos que demostraron gran interés y a los que Ventas les dio seguimientos desde el primer momento y aquellos que no estaban listos.

La ventaja de trabajar con este tipo de tecnologías es que podemos identificar ese preciso momento en el que un usuario demuestra interés.

A través fórmulas de Lead Scoring sabremos cuándo será el momento oportuno para que Ventas levante el teléfono y hable con la persona indicada.

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